Cómo actualizar la información de validación de tus documentos emitidos (Orden de Compra, número de tienda, proveedor y más)

Modificado el Jue, 5 Mar a 1:25 P. M.

Cuando emite un documento (como facturas o notas) es posible que su cliente requiera información adicional para validarlo como: Orden de compra, Número de tienda, Código de proveedor u Otros datos específicos solicitados por el receptor.

Si alguno de estos campos está incompleto, el documento quedará en estado Pendiente y deberá completarlo manualmente desde el portal de Gosocket.

A continuación el paso a paso de cómo hacerlo.

1. Ingresa con tus credenciales a: www.gosocket.net

2. Una vez dentro, dirijase al menú Inbox → Emitidos para visualizar sus documentos.

(Consulta relacionada: “¿Cómo visualizar Documentos recientemente Cargados al portal de Gosocket? ”)

3. Verifique si sus documentos están sincronizados: Si no ve ningún documento en la bandeja Emitidos, significa que aún no se han sincronizado. En ese caso, debe seguir el instructivo: “¿Cómo sincronizar un documento para validarlo?”

4. Identifique documentos pendientes de información: Las facturas o documentos que requieren información adicional aparecerán con un estado en color naranja. Esto indica que están Pendientes de información y necesitan ser completados antes de continuar con el flujo de validación.

5. Complete la información requerida: Haga clic sobre el documento con estado naranja para abrirlo.

El sistema mostrará los campos faltantes solicitados por su cliente para validar el documento, como:

✔ Número de tienda

✔ Número de proveedor

✔ Orden de compra

✔ Otros campos configurados por Smart Supply o el receptor

Complete la información en los recuadros correspondientes. Una vez finalizado, presione el botón Validar para enviar los datos.

6. Interpretación de colores del estado del documento: Después de validar, el color del estado cambiará según el resultado:

Color	Estado	Significado
Amarillo	Enviado	El documento ya fue enviado al receptor.
Rojo	Rechazado	El receptor rechazó el documento.
Verde	Aprobado	El documento fue validado exitosamente.

Importante: ¿Cuándo se puede o no modificar información?

La información solicitada por Smart Supply solo puede modificarse cuando el documento está en estado PENDIENTE (Naranja).

Esto significa que:

❌ Si el documento está ENVIADO (Amarillo), ACEPTADO (Verde) o RECHAZADO (Rojo), no se puede modificar.
Estas restricciones aplican a campos como Orden de Compra, proveedor, tienda u otros campos críticos.

¿Qué hacer si el documento ya está Enviado o Rechazado?

Si el documento ya avanzó y la información está incorrecta, tiene dos opciones:

✔️ Opción 1: Anular mediante Nota de Crédito

Emita una Nota de Crédito contra la factura incorrecta.
Genere nuevamente el documento con un nuevo número de folio, ingresando correctamente la información solicitada.
Vuelva a validarlo desde el portal.

✔️ Opción 2: Consultar con su cliente

Algunos receptores podrían tener procesos alternos de validación.
Se recomienda preguntar directamente si existe alguna otra vía para aprobar el documento sin reemisión.